THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ LƯU TRỮ QUỐC GIA ĐỐI VỚI TEM BƯU CHÍNH VIỆT NAM, HỒ SƠ MẪU THIẾT KẾ TEM BƯU CHÍNH VIỆT NAM VÀ TEM BƯU CHÍNH CÁC GIAI ĐOẠN TRƯỚC

Luật bưu chính ngày 17 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Nghị định số 47/2011/NĐ-CP ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số nội dung của Luật bưu chính;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Bưu chính,

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thông tư này quy định chi tiết về lưu trữ quốc gia đối với tem bưu chính Việt Nam, hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam và tem bưu chính các giai đoạn trước.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Tem bưu chính giai đoạn trước năm 2015 gồm tem bưu chính của chính quyền Sài Gòn cũ; tem bưu chính Đông Dương in đè; tem bưu chính Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam và Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam; tem bưu chính Việt Nam (bao gồm tem bưu chính Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phát hành từ 02/9/1946 đến 31/12/2014).

3. Tem bưu chính/blốc tem bưu chính sống là tem bưu chính/blốc tem bưu chính chưa có dấu ngày hoặc các dấu hiệu khác thể hiện việc hủy tem.

5. Blốc tem bưu chính/khối tem bưu chính có răng (sau đây gọi chung là blốc tem bưu chính) là blốc tem bưu chính có các cạnh của một hoặc nhiều mẫu tem bưu chính trong blốc được đục lỗ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

a) Tem bưu chính và ấn phẩm có in tem bưu chính (sau đây gọi chung là tem bưu chính);

8. Tem/blốc tem bưu chính in thử là tem/blốc tem bưu chính đã được in thành phẩm, có chất lượng giống với mẫu thiết kế tem/blốc tem bưu chính hoàn chỉnh, được họa sỹ có trách nhiệm hoặc người có thẩm quyền ký duyệt.

10. Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia tại Bộ Thông tin và Truyền thông là nơi tập hợp, lưu trữ hồ sơ lưu trữ tem bưu chính Việt Nam và tem bưu chính các giai đoạn trước năm 2015.

Các nội dung công việc về lưu trữ tem bưu chính quốc gia tại Bộ Thông tin và Truyền thông bao gồm:

2. Đối với tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi bao gồm thu thập, chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ, lưu trữ, bảo quản và chuyển giao cho Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật lưu trữ.

Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia bao gồm các kho tem sau:

2. Kho tem bưu chính Đông Dương in đè;

4. Kho tem bưu chính Việt Nam, bao gồm tem bưu chính Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

1. Tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi đưa vào lưu trữ quốc gia phải bảo đảm các tiêu chuẩn quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tem bưu chính Việt Nam số: QCVN 69:2013/BTTTT ban hành kèm theo Thông tư số 16/2013/TT-BTTTT ngày 10/7/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 6. Thời hạn nộp lưu vào Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia

2. Tổng công ty Bưu điện Việt Nam có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ lưu trữ tem bưu chính theo quy định tại Điều 9 Thông tư này (trừ các tài liệu quy định tại điểm đ, e, g, h và i khoản 2 Điều 9) cho Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia tại Bộ Thông tin và Truyền thông, quá trình giao nhận có Biên bản giao nhận hồ sơ lưu trữ tem bưu chính (Phụ lục 1).

Thời hạn lưu trữ các loại tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan là vĩnh viễn.

SỐ LƯỢNG TEM BƯU CHÍNH, HỒ SƠ MẪU THIẾT KẾ VÀ TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN DÀNH CHO LƯU TRỮ QUỐC GIA

Số lượng tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan của các kho tem nêu tại Điều 4 thông tư này được lưu trữ như sau:

a) Tem bưu chính sống, có răng: 01 tờ/mẫu

2. Kho tem bưu chính nêu tại khoản 4: Tem bưu chính, blốc tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan lưu trữ theo thực tế hiện có.

Số lượng các loại tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan đối với tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ 2015 trở đi được quy định cụ thể như sau:

a) Tem bưu chính sống, có răng: 01 tờ/mẫu.

b) Blốc sống, có răng (nếu có): 05 cái.

c) Ấn phẩm có in tem bưu chính (phong bì in tem, bưu giản, bưu thiếp có in tem nếu có): 05 cái/mẫu.

a) Mẫu thiết kế tem bưu chính được Hội đồng tư vấn quốc gia về tem bưu chính lựa chọn: các mẫu của bộ tem

c) Tem, blốc tem bưu chính in thử: 01 tờ/mẫu, blốc.

đ) Chương trình phát hành tem bưu chính hàng năm (được lưu tại bộ tem bưu chính phát hành đầu tiên của năm): 01 bản chính

e) Quyết định in bộ tem: 01 bản chính.

h) Quyết định đình chỉ, đình bản bộ tem (nếu có): 01 bản chính.

Chương III

TIẾP NHẬN, ĐẾM, KIỂM, ĐÓNG GÓI, LẬP HỒ SƠ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TEM BƯU CHÍNH

1. Tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan sau khi nhận bàn giao từ Tổng công ty Bưu điện Việt Nam được tiến hành thực hiện các công đoạn dưới đây:

b) Đếm kiểm số lượng theo quy định tại Điều 8 (đối với tem bưu chính giai đoạn trước năm 2015) và Điều 9 (Đối với tem bưu chính Việt Nam giai đoạn từ năm 2015 trở đi) của Thông tư này;

d) Sắp xếp theo thứ tự quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 9 Thông tư này.

Điều 11. Đóng gói

a) Các tờ tem của bộ tem được lót trên và dưới bằng giấy chống dính;

c) Các tờ tem được băng bằng giấy trắng (bề ngang 3-5cm) theo hình chữ thập bên ngoài để giữ chặt, tránh xô, lệch trong quá trình bảo quản.

Điều 12. Lập hồ sơ lưu trữ tem bưu chính

2. Hồ sơ lưu trữ tem bưu chính đưa vào lưu trữ được lập theo trình tự và nội dung quy định tại Hướng dẫn lập hồ sơ lưu trữ tem bưu chính (Phụ lục 3).

BẢO QUẢN TEM BƯU CHÍNH LƯU TRỮ QUỐC GIA

1. Hồ sơ lưu trữ tem bưu chính của các bộ tem phát hành trong 1 năm theo Chương trình phát hành tem bưu chính hàng năm được đựng trong 01 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.

Điều 14. Giá bảo quản tem bưu chính lưu trữ quốc gia

2. Các hộp bảo quản được sắp xếp theo các kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia được quy định tại Điều 4 Thông tư này và theo thứ tự thời gian phát hành, từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.

1. Kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia được bố trí phòng riêng, có diện tích hợp lý, độ chịu tải của sàn cao.

Điều 16. Chế độ đảo tem trong kho tem bưu chính lưu trữ quốc gia

Điều 17. Chế độ vệ sinh, an toàn và phòng chống cháy, nổ

2. Thực hiện đúng các quy định về sử dụng điện, an toàn và phòng chống cháy, nổ.

Chương V

NHỮNG QUY ĐỊNH KHÁC

1. Bộ Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản tem bưu chính dành cho lưu trữ quốc gia, hồ sơ mẫu thiết kế tem bưu chính Việt Nam trong thời hạn 10 năm kể từ khi bộ tem được phát hành cho đến khi nộp lưu vào Lưu trữ Quốc gia.

Điều 19. Người làm công tác lưu trữ tem bưu chính quốc gia

Điều 20. Hệ thống sổ sách, công tác thống kê, báo cáo định kỳ

2. Kho tem bưu chính lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông phải thực hiện chế độ thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm; số liệu thống kê lưu trữ được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm.

Kinh phí cho công tác lưu trữ tem bưu chính quốc gia được bố trí trong nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của Bộ Thông tin và Truyền thông và được sử dụng vào các công việc sau đây:

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tem bưu chính lưu trữ;

d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, hiện đại hóa công tác lưu trữ.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 16 tháng 02 năm 2015.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Thông tin và Truyền thông để xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận:
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Chính phủ;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Trang TTĐT Bộ TTTT;
- Công báo;
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ;
- UBND, HĐND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Bộ trưởng và các Thứ trưởng Bộ TTTT;
- Tổng công ty Bưu điện Việt Nam;
- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ TTTT;
- Lưu VT, BC.

BỘ TRƯỞNG




Nguyễn Bắc Son

PHỤ LỤC 1

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ LƯU TRỮ TEM BƯU CHÍNH
(Ban hành kèm theo Thông tư số 27/2014/TT-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ LƯU TRỮ TEM BƯU CHÍNH

Bên giao (Tổng công ty Bưu điện Việt Nam):

- Đại diện là: Ông (bà)...........................................................................................

- Chức vụ:

Bên nhận (Bộ Thông tin và Truyền thông):

- Đại diện là: Ông (bà)...........................................................................................

- Chức vụ:

Cùng nhau tiến hành giao nhận tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và các tài liệu liên quan như sau:

1. Tem bưu chính và ấn phẩm có in tem bưu chính:

Tem bưu chính sống, có răng specimen: …………

Blốc sống, có răng specimen (nếu có): ………..

2. Hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan:

b) Mẫu thiết kế tem bưu chính chính thức: ………

d) Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền chuyên ngành liên quan về các nội dung thể hiện trên mẫu thiết kế tem bưu chính: ……… bản chính

PHỤ LỤC 2

MẪU BÌA HỒ SƠ LƯU TRỮ TEM BƯU CHÍNH
(Ban hành kèm theo Thông tư số 27/2014/TT-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

PHỤ LỤC 3

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ LƯU TRỮ TEM BƯU CHÍNH
(Ban hành kèm theo Thông tư số 27/2014/TT-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

a) Mở hồ sơ viết tiêu đề hồ sơ;

c) Sắp xếp tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế, viết mục lục tài liệu;

II. Nội dung cụ thể từng bước công tác lập hồ sơ:

Cán bộ được giao thực hiện công tác lập hồ sơ mở hồ sơ, viết tiêu đề hồ sơ, số hồ sơ, thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ (Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 9251: 2012 ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ).

b) Mã hồ sơ ghi số hồ sơ được đánh theo thứ tự phát hành bộ tem trong năm, số đầu tiên là 01 cho đến số kết thúc năm đó;

2. Thu thập tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu có liên quan

3. Sắp xếp tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế, viết mục lục tài liệu

b) Sau khi sắp xếp tem bưu chính, hồ sơ mẫu thiết kế và tài liệu, tiến hành viết tờ số và viết mục lục để cố định hồ sơ.

Viết mục lục hồ sơ (Phụ lục 3): mục lục hồ sơ là thống kê các thông tin cần thiết của tài liệu ở trong hồ sơ; mục lục viết ở mặt của trang 2 của bìa hồ sơ. Trường hợp muốn bổ sung tài liệu sau khi đã viết tờ số thì ghi số trùng với số tờ trước và kèm thêm chữ cái a, b, c.

Viết kết thúc hồ sơ để xác định số lượng và tình trạng vật lý của tài liệu có trong hồ sơ. Vị trí viết chứng từ kết thúc ở tai cạnh của bìa hồ sơ, nội dung gồm:

b) Được đánh số từ số... đến số...

Số khuyết ……….

(Viết bằng chữ: …………………)

...ngày ... tháng...năm... (ghi địa điểm, thời gian lập hồ sơ).

e) Phần bổ sung: viết các thông tin bổ sung về tài liệu.

PHỤ LỤC 4

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 27/2014/TT-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

MỤC LỤC HỒ SƠ